個人情報保護方針
株式会社コラボレーションシステム（以下当社）は、大学等の教育機関への教育支援等を目的としたパッケージソフト開発･導入やシステム運用支援業務を中心に、お客様へサービスを提供しています。これら業務の中で利用者の皆様からお預かりしている個人情報をはじめ、関連企業の皆様及び従業者を含めたすべての個人情報を保護することが事業活動の基本であり、重要な社会的責務であると考えています。この考え方を実践するために、個人情報保護に関する方針を次のとおり定め、個人情報を適正かつ慎重に取扱い、保護と管理に努めるとともに、個人情報はお客様の預かり物という自覚のもとに全社員で活動します。
１．個人情報の適切な取得、及び利用・提供に関する方針
・適法且つ公正な手段を用い、個人情報を取得します。
・各事業の業務内容及び規模を考慮した適切な個人情報の取得を行います。
・個人情報の取得にあたり、利用及び提供の目的を明確にします。又、その目的を達成するために必要な範囲内でのみ利用し、そのための措置を講じます。
・個人情報を利用及び提供する場合は、必ず本人の同意を得た目的の範囲内で行います。
２．個人情報の適正な管理に関する方針
・取得した個人情報は、最新の状態で且つ正確な状態で管理します。尚、本人から個人情報に関して開示、変更、又は削除等の要求があった場合には、遅滞無くこれに応じます。
・個人情報の漏えい、滅失又は毀損、関連する法令等に対する違反等、個人情報の取扱いの各局面におけるリスクを認識し、必要な対策を講じます。
・前述のような個人情報に関わる事故の発生等、万一の状況に備えた体制の整備及び速やかに是正対応策を実施します。
・個人情報の処理を外部に委託する必要がある場合、当社基準に照らして委託先の選定を行い機密保持契約の締結、及び個人情報取扱いに関する適切な管理・監督を行います。
３．法令遵守に関する方針
当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守します。
４．個人情報に関する問い合わせ・苦情及び相談への対応に関する方針
当社は、個人情報の取り扱いに関する問い合わせ・苦情及び相談等に対応するため、窓口を設置し、適切且つ迅速な対応を行います。
５．継続的な改善に関する方針
当社は個人情報保護マネジメントシステムが適切に運用されていることを確認するために、定期的に運用の確認及び監査を実施し、状況の変化や社会的動向などを踏まえ、継続的に改善します。
制定：2019年1月18日
改定：2025年6月25日
株式会社 コラボレーションシステム
代表取締役 柿永 雅史
個人情報の取り扱いについて
１.個人情報の利用目的
| 個人情報の種類 | 利用目的 |
| 1.システム開発業務で取扱う担当者様情報 | 業務上の連絡、打合せ等、業務遂行のため |
| 2.システムを利用するユーザー情報 | システムを利用するユーザーの登録のため |
| 3.当社従業者及び従業者の家族の個人情報 | 当社従業者の雇用管理（給与・税務管理、健康管理、年金・保険管理及び連絡等）のため |
| 4.当社採用応募者に関する個人情報 | 採用情報等の提供・連絡及び採用業務遂行のため |
| 5. 当社主催セミナーに参加いただいた方の個人情報 | セミナー情報や製品、サービスについてのお知らせ |
２．個人情報の利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止について
当社で保有している保有個人データについては、ご本人からの要請に応じて合理的な範囲で利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（以下“開示等”という。）を行います。
個人情報の開示等の要求につきましては、下記窓口までご連絡ください。また、開示等の申請手続きは以下の手順に従い実施します。
①開示等の求めの申請
【ご本人の場合】
・ご来社の場合
本人確認ができる身分証明書（運転免許証・パスポート・健康保険被保険者証・住民基本台帳カードのいずれか）のコピーをご提示ください（※なお、身分証明書のコピーで本籍地等の要配慮個人情報が含まれる場合は、予めその部分を黒く塗りつぶしておいてください）。ご本人であることを確認した上で、「個人情報の開示等の求め」をお渡しいたします。必要事項を御記入の上、下記窓口へご提出ください。
・お電話の場合
氏名・住所・生年月日・電話番号等当社の質問にお答えいただき、ご本人であることを確認した上で、「個人情報の開示等の求め」を郵送またはＦＡＸいたします。必要事項をご記入し、下記窓口までご返送ください。
【代理人の場合】
代理人が開示等の要求をされる場合は、代理人様がご来社いただき、本人自筆の委任状をご提示ください。併せて代理人様の身分証明書（運転免許証・パスポート・健康保険被保険者証・住民基本台帳カードのいずれか）のコピーをご提示ください（※なお、身分証明書のコピーで本籍地等の要配慮個人情報が含まれる場合は、予めその部分を黒く塗りつぶしておいてください）。代理人本人の確認をした上で「個人情報の開示等の求め」をお渡しいたします。必要事項をご記入し、下記窓口へご提出ください。
②通知
「個人情報の開示等の求め」受取後、「個人情報の開示請求等への回答書」をお送りいたします。ただし、当社で検討の結果、要請の全部または一部について応えられない場合がございます。その場合、理由を明記した「個人情報の開示請求等への回答書」をお送りいたします。
③手数料
開示等の求めにかかる手数料は原則として無料です（ただし、情報量が多量な場合、調査に時間がかかる場合は手数料が発生する場合があります。その際は事前にご連絡します）。
３.安全管理のために講じている措置
①組織的安全管理措置
当社は組織的安全管理措置として、以下の対応を実施しています。
・個人データの取扱いに係る組織体制の整備
・個人データの取扱いに係る規律に従った運用
・個人データの取扱いの状況を確認する手順の整備
・漏えい等の事案に対応する体制及び手順の整備
②人的安全管理措置
当社は人的安全管理措置として、以下の対応を実施しています。
・従業者に対して、個人データの適切な取扱いに関する定期的な教育の実施
・個人データの秘密保持に関して就業規則で規定
③物理的安全管理措置
当社は物理的安全管理措置として、以下の対応を実施しています。
・個人データの管理及び取り扱いを実施する区域での入退室管理
・個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等のキャビネットでの施錠管理
・個人データが記録された電子媒体又は書類等を運搬する際は、ファイル転送ツール又は追跡可能な輸送サービスを利用
・個人データが記録された機器及び電子媒体を廃棄する際は、復元不可能な手段で廃棄
④技術的安全管理措置
当社は技術的安全管理措置として、以下の対応を実施しています。
・アクセス制御による、担当者と取扱個人情報データベース等の範囲限定
・情報システムを使用する従業者の識別と認証
・外部からの不正アクセス等の検知と遮断
・情報システム等におけるマルウェア等の検知と隔離
・情報システムの安全性の確保と継続的な見直し
・個人データを含む通信の経路又は内容の暗号化
４．個人情報保護方針の内容および個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ及び苦情の申し出先
株式会社 コラボレーションシステム 個人情報保護管理者 糸瀬 剛
TEL：092-432-5300 FAX：092-432-7300