TeamSync × 京都外国語大学
約2,000の授業チームを、
膨大な手作業から解放。
オンライン授業の開始に伴いMicrosoft Teamsを採用した京都外国語大学様。受講者登録の負担や反映待ち、エラーといった運用課題をTeamSyncで解消し、Teamsを学内コミュニケーションの基盤へと発展させた取り組みを、総務部情報システム課の中原学様に伺いました。
SOLUTION / TeamSync
教務データとTeamsをつなぎ、
授業運用を自動化。
TeamSyncは、教務システムの授業・教員・受講者情報をMicrosoft Teamsへ連携し、授業チームの作成やメンバー更新を自動化するソリューションです。煩雑な登録作業を減らし、正確で継続しやすいTeams運用を支えます。
Microsoft Teams授業運用自動化ソリューション
CHALLENGE
オンライン授業の開始。
立ちはだかったのは、膨大な登録作業でした。
2020年4月、京都外国語大学様はコロナ禍を受けてオンライン授業の開始を迫られました。課題提出やファイル共有まで統合的に利用でき、職員側で授業環境をコントロールできることからMicrosoft Teamsを採用しました。
一方、運用には授業・受講者・教員の情報を事前登録する必要がありました。教務システムにある個人データを一件ずつ手作業で登録する負担に加え、Teamsへ反映されるまで最長3日ほどかかることや、エラーで反映されないケースも重なり、授業開始を支える現場は大きな課題を抱えていました。
TRANSFORMATION
Teamsを一時的な授業ツールから、
学内コミュニケーションの基盤へ。
Teamsはコロナ禍だけの一時的なツールではなく、教員と受講者のチャット、教材共有、Formsによる小テストやアンケートなど、継続して活用するコミュニケーション基盤として位置付けられました。その環境を安定して維持するためにも、授業チームを自動で整備するTeamSyncが重要な役割を担っています。
さらに2022年夏には、学内の電話をTeams電話へ全面的に切り替えました。教職員はPCや専用端末から通話でき、オンプレミスのPBXを不要にすることでコスト面のメリットも実現。Teamsを中心とした大学DXは、授業から日常業務へと広がっています。
RESULT
約2,000授業を毎日自動更新。
導入後、運用上の問題はゼロに。
現在、TeamSyncは約2,000ある授業の受講者情報を日々自動的に更新しています。授業の追加や履修情報の変化を仕組みでTeamsへ反映することで、職員が一件ずつ登録・確認する負担を大幅に軽減しました。
導入以降、授業運用に関する問題はまったく発生していません。担当者の作業量を減らすだけでなく、学生と教員がいつでも安心してTeamsを利用できる環境を支えていることが、大きな導入効果です。
FUTURE
授業運用の自動化から、
Teams全体の一元管理へ。
今後は授業だけでなく、Teams電話に関するユーザーの追加・削除、電話番号の紐付け、グルーピングなど、現在は手作業やPowerShellで行っている業務までTeamSyncで管理できることが期待されています。
さらに、Teams上のチャットボットによる問い合わせ対応の効率化も構想されています。大学の声を反映した機能拡張を通じて、TeamSyncはTeamsをより快適に活用するための基盤へと進化していきます。
CUSTOMER PROFILE
京都外国語大学
創設：1947年（昭和22年）5月
所在地：京都市右京区西院笠目町6
「PAX MUNDI PER LINGUAS－言語を通して世界の平和を－」を建学の精神に掲げ、外国語を通して文化・経済・社会に熟知した人材を世に送り出しています。
京都外国語大学：中原 学 様
取材・ライター：古賀原 司
NEXT ACTION
Teamsの授業運用を、もっと正確でシンプルに。
TeamSyncの機能や導入について詳しく知りたい方は、製品ページをご覧ください。
